Mittels Process Mining sammeln und analysieren Unternehmen Daten aus Geschäftsprozessen. Die Sammlung und Analyse der Daten erfolgt teilweise automatisiert, was Unternehmen den Weg zu einer zügigen und kosteneffizienten Prozessoptimierung ebnet. Alles in allem ist Process Mining eine Technologie, die Unternehmen vielfältige Vorteile verschafft.

In unserem Blogbeitrag über Anwendungsbeispiele fürs Process Mining führen wir mehrere mögliche Einsatzbereiche für die fortschrittliche Technologie auf. Auf dieser Seite bieten wir weiterführende Inhalte, in denen wir erläutern, wann das Process Mining sinnvoll ist.

Größte Stärke: Optimierung der Prozesse und Steigerung der Effizienz

Process Mining wurde in erster Linie zur Optimierung der Geschäftsprozesse und zur Steigerung der Prozesseffizienz entwickelt. Von daher ist die Technologie bei entsprechenden Zielsetzungen sinnvoll. Falls Unternehmen Prozessprobleme oder Ineffizienzen feststellen, verschafft das Process Mining u. a. Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Woher - also aus welcher Abteilung oder welchem Prozess - stammt das Problem?
  • Wie lauten die Ursachen des Problems?
  • Welchen Einfluss auf das Unternehmen und einzelne Unternehmensbereiche hat das Problem?
  • Welche Mitarbeiter oder Abteilungen sind an dem Problem beteiligt?

Durch Antworten auf Fragen wie diese grenzt sich Process Mining von Business Intelligence (BI) und vergleichbaren Lösungen ab. Hieraus ergeben sich die Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten des Process Minings.

Abgrenzung zu Business Intelligence und Besonderheiten von Process-Mining-Lösungen

BI liefert Erkenntnisse darüber, wie Probleme und Ineffizienzen in Prozessen die Key Performance Indicators (KPIs) von Unternehmen beeinflussen. Doch wie Probleme und Ineffizienzen umgangen werden - darüber verschafft Business Intelligence keine Informationen.

Process Mining wiederum durchleuchtet und visualisiert die Prozesse genau so, wie sie tatsächlich verlaufen. Dabei ziehen Process-Mining-Tools ihre Daten aus mehreren Programmen sowie Systemen und liefern in Echtzeit einen Überblick über die Performance bei einzelnen Prozessen.

Besonders fortschrittliche Process-Mining-Lösungen bieten durch das OCPM sogar die Möglichkeit, mehrere Prozesse im Verbund zu analysieren. Dadurch wird die Performance an den Schnittstellen zusammenhängender Prozesse messbar. Ferner verdeutlichen OCPM-Tools die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Prozessen; mit Blick auf moderne Führungsmethoden wie das systemische Management ist dies besonders wertvoll.

Ist-Analyse und Aufdeckung von Schwachstellen

Process-Mining-Tools beinhalten eine Ist-Analyse, die den tatsächlichen Prozessfluss mit allen Varianten und Abweichungen abbildet. Diese Visualisierung erfolgt oft in Form eines Prozessdiagramms. Hierdurch werden die realen Prozessabläufe, Engpässe und Schleifen deutlich sichtbar. Die daraus folgende hohe Transparenz ermöglicht es, Schwachstellen besser zu identifizieren.

Ein Beispiel für Schwachstellen sind Bottlenecks (Engpässe). Mithilfe des Process Minings lassen sich in Geschäftsprozessen die Schritte herausfiltern, an denen der Ablauf ins Stocken gerät oder unnötige Verzögerungen auftreten. Häufig zeigt die Analyse, welche Prozessschritte übermäßig lange dauern oder an welchen Stellen Entscheidungen getroffen werden, die zu Zeitverlusten führen.

Aufdeckung von Potenzialen zur Robotic Process Automation (RPA)

Um noch eine zusätzliche Funktion zur Prozessoptimierung und Beseitigung von Ineffizienzen zu erwähnen: Durch die detaillierte Analyse aus dem Process Mining lassen sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben sowie Abläufe ermitteln, die sich für eine Automatisierung eignen.

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es, manuelle Arbeitsschritte zu minimieren und Ressourcen zu schonen. Diese Erkenntnisse sind besonders wichtig für in der digitalen Transformation befindliche Unternehmen. Dank der Erkenntnisse lässt sich die Digitalisierung der Geschäftsprozesse nämlich wesentlich besser durchführen.

Einsatz der Process-Mining-Technologie zum Compliance- und Risikomanagement

Compliance-Manager und Governance-Beauftragte in Unternehmen profitieren ebenfalls vom Process Mining. In den Bereichen Compliance und Risikomanagement ermöglicht Process Mining, die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien sicherzustellen und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Ein zentraler Schlüssel zum Einsatz im Compliance- und Risikomanagement ist die Ist-Analyse der Prozesse: Die Prozessabläufe werden in einem Process-Mining-Tool nicht so analysiert, wie sie sein sollten, sondern so, wie sie tatsächlich sind. So eröffnen sich Einblicke in mögliche Regelverstöße, Schwachstellen und Risiken.

Kontrollen und Alarme in Prozessabläufen

Im Process Mining werden die Unternehmensprozesse in Echtzeit mit den vorgeschriebenen Soll-Prozessen abgeglichen. Abweichungen davon, wie ein Prozess z. B. hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlaufen sollte, werden so schneller erkannt.

Durch den zügigen Vergleich von Ist- und Soll-Prozessen werden Abweichungen und Compliance- sowie Gesetzesverstöße schneller als in den meisten sonstigen IT-Systemen erkannt. Bei Verstößen generieren einige Process-Mining-Tools sogar automatische Warnmeldungen. Dank diesen Meldungen können Unternehmen eilig auf kritische Situationen reagieren und erlangen bessere Chancen, um Schäden zu verhindern.

Erkennung, Bewertung und Simulation von Risiken

Process Mining hilft, Risiken zu erkennen, indem es aufzeigt, an welchen Stellen Prozesse unsicher oder ineffizient verlaufen. Dies kann die Identifikation von Schwachstellen umfassen, die Compliance-Risiken mit sich bringen (z. B. fehlende Kontrollen oder ungesicherte Unternehmensprozesse). In der Folge analysieren und bewerten Unternehmen die bestehenden Schwachstellen, die praktischerweise in der Process-Mining-Software angezeigt werden. Schließlich können Unternehmen Maßnahmen zur Risikominimierung einführen.

Besonders praktisch ist die Funktion zur Simulation von Risiken: Ein gutes Process-Mining-Tool bietet das Feature, bestimmten Risiko-Szenarien inmitten von Geschäftsprozessen zu simulieren. Auf Basis der Simulationen lassen sich akkurate Bewertungen der Schwachstellen vornehmen. Je genauer die Risiken bewertet werden, umso besser lassen sich bei der Festlegung von Gegenmaßnahmen Prioritäten setzen und die größten Gefahren als erstes abwenden.

Eine selten gesehen Seite des Process Minings: Einsatz zur Optimierung des Kundenservices

Unternehmen fokussieren sich bei der Anwendung des Process Minings häufig auf Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen in der Produktion, Kollaboration oder der Abwicklung von Bestellungen durch Kunden (z. B. Order-to-Cash-Prozess). Tatsächlich ist das Process Mining aber auch aufschlussreich im Kundenservice. Hier eignet es sich u. a. zu den folgenden Zwecken:

  • Ermittlung und Reduktion von Wartezeiten durch u. a. die Feststellung von Durchlaufzeiten und zeitaufwendigen Schritten der Kundenbetreuung
  • Verbesserung der First Contact Resolution Rate (FCR) durch z. B. die Analyse der Häufigkeit und Hintergründe von Folgeanfragen im Kundenservice
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit durch u. a. die ganzheitliche Analyse der Customer Touchpoints mittels der Big Data aus mehreren Systemen und Tools
  • Erkennung und Minderung von Fehlern sowie Beschwerden durch u. a. die Analyse der häufigsten Fehlerquellen oder Ursachen für Beschwerden

Process Mining unterstützt Unternehmen letztlich umfassend dabei, in den CRM-Systemen und auf der Website generierte Daten im Kontext mit der Kundenbetreuung richtig zu verwerten. So wird das Process Mining zu einem Erfolgsfaktor im Prozessmanagement des Kundenservices.

Durch die höhere Kundenzufriedenheit werden die Kunden langfristiger ans Unternehmen gebunden und der gesteigerte Customer Lifetime Value (CLV) wirkt sich reduzierend auf die Akquisitionskosten pro Kunde aus. Dies steigert letztlich den Return on Investment (ROI) und macht das gesamte Marketing profitabler.

Populärer Einsatzbereich für Process Mining: Process Mining in der Produktion

Einer der gefragtesten Einsatzbereiche fürs Process Mining sind die Geschäftsprozesse in der Produktion. Die bereits zu Beginn dieses Blogbeitrags erwähnten Effekte des Process Minings zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung sowie Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich nahtlos auf die Produktion übertragen.

Darüber hinaus bietet das Process Mining in der Produktion mehr Möglichkeiten, die z. B. den effizienteren Einsatz von Ressourcen und die Optimierung der Maschinenwartung umfassen. Wir gehen in den kommenden Abschnitten auf einige ausgewählte Effekte des Process Minings in der Produktion ein.

Effizientere Nutzung von Ressourcen

Process Mining bietet Einblick in die Spielräume zur Verbesserung der Ressourcennutzung (z. B. Maschinen, Personal), sodass die Produktionsplanung effizienter gestaltet werden kann. Gute Process-Mining-Software berücksichtigt sogar saisonale Schwankungen oder spezifische Nachfrageperioden und bietet Unternehmen dadurch die besten Voraussetzungen zur Optimierung des Einsatzes von Ressourcen.

Eine Produktionsplanung auf Basis von Big Data minimiert Engpässe und Überkapazitäten, was die Produktionskosten senkt und die Planungssicherheit erhöht. Auf diesem Wege profitieren Unternehmen von einer nachhaltigeren und kosteneffizienten Produktion, die Wettbewerbsvorteile verschafft und die Rentabilität steigert.

Optimierung der Maschinenwartung

Process Mining kann durch die Analyse von Daten zur Maschinennutzung Hinweise auf bevorstehende Ausfälle oder Wartungsbedarfe liefern. So lassen sich Anzeichen für bevorstehende Störungen frühzeitig erkennen und präventive Maßnahmen einleiten. Man bezeichnet dies als vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance).

Unternehmen senken durch vorausschauende Maschinenwartung die Gefahr für ungeplante Maschinenstillstände. Dadurch erhalten sie die Abläufe in der Produktion aufrecht, sodass Produktionsziele eingehalten werden und es zu keinen Lieferverzögerungen kommt.

Verbesserung der Abläufe in Lieferketten und der Bestandsverwaltung

Process Mining kann den gesamten Produktionsfluss einschließlich der Materialversorgung analysieren und visualisieren. Unternehmen, die das Ziel verfolgen, ihre Bestandsverwaltung zu verbessern, schöpfen daher große Vorteile aus dem Process Mining.

Die optimierte Bestandsverwaltung ermöglicht es, Lagerkosten zu reduzieren, Materialengpässe zu vermeiden und den Materialfluss zu optimieren. Die Partner eines Unternehmens entlang der kompletten Lieferkette profitieren von der enormen Zuverlässigkeit.

Anpassungsfähigkeit und Konkurrenzfähigkeit

Dank Process Mining ist es Unternehmen möglich, zügig auf neue interne sowie externe Herausforderungen zu reagieren. Dies macht Unternehmen konkurrenzfähig. Somit ist Process Mining für alle Firmen sinnvoll, die auf dem hart umkämpften Markt langfristig bestehen möchten.

Durch die Ableitung der richtigen Maßnahmen als Reaktion auf die Erkenntnisse und Informationen aus der Process-Mining-Software stellen Unternehmen außerdem ihre Anpassungsfähigkeit unter Beweis. Denn wer seine Geschäftsprozesse zügig an die neuen Herausforderungen und anpasst, ist anpassungsfähig und seiner Konkurrenz meist um einige Schritte voraus.

Grundsatz: Damit Process Mining sinnvoll ist, müssen die Voraussetzungen erfüllt sein!

Erfolgreiches Process Mining erfordert klare Ziele, wie zum Beispiel: 

  • ein Echtzeit-Compliance-Management einführen;
  • in Ihren Geschäftsprozessen Spielräume zur Automatisierung aufdecken;
  • oder den Grundstein für eine vorausschauende Maschinenwartung legen.

Neben Ihrer Zielsetzung ist für die Anwendbarkeit des Process Minings wichtig, ob die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt sind. Beispielsweise ist ohne eine Digitalisierung der Prozesse kein Process Mining möglich. Wie das Data Mining ist auch das Process Mining eine rein digitale Technologie, die zur Anwendbarkeit eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse voraussetzt. Sind die Prozesse digitalisiert, dann ist das Process Mining eine weitestgehend unkomplizierte Methode und Analysetechnik, da es seine Informationen und Daten aus den Systemen sowie Tools selbst bezieht. 

Die Digitalisierung von Prozessen ist nur eine der Grundvoraussetzungen für Unternehmen, um Process Mining erfolgreich einzusetzen. Welche spezifischen Voraussetzungen Prozesse erfüllen müssen, um mittels Process-Mining-Software abgebildet, durchleuchtet und optimiert zu werden, haben wir in unserem Beitrag über die Voraussetzungen fürs Process Mining genauestens beschrieben. 

FAQ: Fragen und Antworten zum Thema „Wann ist Process Mining sinnvoll?“

Lohnt sich Process Mining?

Da Process Mining zu einer Optimierung digitalisierter Geschäftsprozesse und zur Steigerung von deren Effizienz verhilft, lohnt sich dessen Einsatz grundsätzlich. Vor allem Unternehmen mit komplexen, umfassenden und zahlreichen Geschäftsprozessen profitieren von dem Process Mining, da es bei solchen Unternehmen viel Spielraum zur Verbesserung der Prozesse gibt.

Ist Process Mining teuer?

Das ist eine hochindividuelle Frage, zu der wir leider keine pauschalen Informationen geben können. Gern stehen wir von mpmX Ihnen als professioneller Dienstleister rund um Process Mining, Task Mining und weitere Lösungen mit einer individuellen Beratung zur Verfügung. Darin erörtern wir, welche Optimierungschancen und voraussichtlichen Kosten sowie Kostenersparnisse beim Process Mining in Ihrem Unternehmen bestehen.