Dieser Artikel beleuchtet den AP-Prozess (Accounts Payable), bei dem es für Unternehmen um bares Geld und gute Geschäftsbeziehungen geht. Darüber hinaus bilden die Finanzdaten der Prozesse die Basis für wichtige Entscheidungen – sowohl operativ als auch strategisch – und somit für die gesamte Unternehmensentwicklung. Da eine Rechnung „quer durchs Unternehmen“ wandert und dabei unterschiedlichste Verarbeitungsschritte in verschiedenen IT-Systemen durchläuft, stoßen klassische Analysen an ihre Grenzen: Einzelne Datenpunkte können zwar für Kennzahlen und Dashboards ausgelesen, nicht aber im Kontext des gesamten Prozesses gesehen und aussagekräftig interpretiert werden. Durch den fehlenden Kontext werden die Daten sogar oft fehlerhaft interpretiert. Was also fehlte: eine Sortierung, Analyse und Sinngebung dieser Informationen.
Informationen im Kontext statt statischer Datenpunkte
Auf der Tatsache, dass die gesamte Story der Daten in modernen IT-Systemen gespeichert ist, beruht die Idee des Process Mining. Diese macht es sich zunutze, dass ein Objekt mit einer eindeutigen ID – z. B. eine Rechnung – bei ihrem Weg bis hin zur Bezahlung, mit Zeitstempeln und sonstigen Zusatzinformationen bestückt wird. Diese in Log-Files (Ereignisprotokollen) auslesbaren Informationen werden von der Technologie Process Mining zur Rekonstruktion eines Prozesses verwendet.
Der Schlüssel zum Einblick in den Cashflow
Das Potenzial dieser neuen Möglichkeit, verlässliche Informationen über Finanzprozesse wie Rechnungsflüsse zu erhalten, sollte von Unternehmen nicht ignoriert werden. Denn schließlich sind diese der Schlüssel zum Einblick in Zahlungsverhalten und Finanzentwicklung. Außerdem erhalten Unternehmen durch Process Mining Einblick, was in den Finanzprozessen eines Unternehmens wirklich geschieht – und zwar egal, wie viele IT-Systeme miteinander verbunden sind.
Zuverlässig & schnell: Engpässe, Muster und Verstöße erkennen
Besonders im AP-Prozess haben Genauigkeit und Zuverlässigkeit eine hohe Priorität. Denn wenn die Finanzdaten aufgrund von Prozessanomalien oder versteckten Prozessschwächen keinen wirklichen und echten Überblick über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens bieten, wird jede Entscheidung auf einer verzerrten Realität beruhen.
Durch Process Mining wird eine Geschäftsprozess visuell rekonstruiert und mit wichtigen Kennzahlen versehen. Dabei können automatisiert und ad-hoc Probleme wie Engpässe, Muster von Nacharbeitsaktivitäten und gefährliche Verstöße gegen Vorschriften aufgedeckt werden. Process Mining bietet somit eine verlässliche Basis für Optimierungsmaßnahmen und Finanzdaten-basierte Entscheidungen.
Process Mining hilft außerdem dabei, die notwendige Genauigkeit der Finanzberichterstattung, die Aufgrund von Richtlinien, Vorschriften und Prüfungen gefordert ist, zu erreichen und pünktliche Zahlungen zu leisten. Ineffizienten im Accounts-Payable-Prozess wirken sich auch auf Beziehungen zu Lieferanten aus.
Was kann Process Mining leisten?
Innerhalb des AP-Prozesses – zwischen dem Eingang der Rechnung und deren Zahlung – können viele Probleme auftreten. Process Mining kann die meisten dieser Probleme lösen. Darüber hinaus bringt Process Mining Transparenz in die Realität und sorgt für Klarheit. Ganz konkret, bringt Process Mining folgende Verbesserungen:
Pünktliche Zahlung optimieren
Maverick Buying durch gezielte Verursachungsanalysen reduzieren
Verstöße / Segregation of Duties verringern
Cash-Flow verbessern
Ineffiziente Freigabeprozesse minimieren und eliminieren
Qualität des Stammdaten-Verwaltungsprozesses verbessern
Rabattverluste reduzieren
Überblick über Automatisierung und Automatisierungspotenzial erhalten
Gute Beziehung zu Lieferanten
Automatische Kontoauszugs-Abgleiche erhöhen
Überfällige Bußgelder reduzieren
Klare Übersicht und bessere Kontrolle über Geldflüsse
Was sind Accounts Payable?
Accounts Payable (AP) bezieht sich auf die Verbindlichkeiten eines Unternehmens, die aus dem Kauf von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten resultieren. Diese Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen, die das Unternehmen in der Zukunft begleichen muss. In der Bilanz eines Unternehmens erscheinen diese Verbindlichkeiten unter dem Posten “Verbindlichkeiten”. Die effiziente Verwaltung dieser Verbindlichkeiten ist entscheidend, um die finanzielle Stabilität und Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten.
Die Rolle von Accounts Payable im Unternehmen
Die Kreditorenbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle für das finanzielle Gleichgewicht und den Cashflow eines Unternehmens. Eine effiziente Verwaltung der Accounts Payable kann helfen, das Working Capital zu optimieren und den Cashflow zu verbessern. Fehlende oder verspätete Zahlungen können zu Verzugszinsen führen und die Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten beschädigen. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Verbindlichkeiten sorgfältig überwachen und verwalten, um finanzielle Nachteile zu vermeiden und stabile Geschäftsbeziehungen zu pflegen.
Herausforderungen und Lösungen für Accounts Payable
Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Accounts Payable ist die fristgerechte Zahlung von Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, um Verzugszinsen zu vermeiden und ihre Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten aufrechtzuerhalten. Eine Lösung für diese Herausforderung ist die Implementierung eines effizienten Rechnungsverwaltungssystems, das es ermöglicht, Rechnungen automatisch zu verarbeiten und zu bezahlen. Solche Systeme können helfen, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig beglichen werden.
Process Mining – die Lösung für Accounts Payable
Process Mining ist eine Disziplin der Datenanalyse, die es ermöglicht, die in den vorhandenen IT-Systemen automatisch gesammelten Prozessdaten auch über Self-Service-Ansätze sicht- und nutzbar zu machen. Durch die Anwendung von Process Mining können Unternehmen ihre Accounts Payable-Prozesse optimieren und automatisieren, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Diese Technologie bietet eine detaillierte Einsicht in die tatsächlichen Abläufe und ermöglicht es, Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben.
Anwendung von Process Mining in Accounts Payable
Die Anwendung von Process Mining in Accounts Payable kann auf verschiedene Weise erfolgen. Ein Beispiel ist die Analyse von Rechnungsdaten, um Muster und Trends zu identifizieren, die zu Fehlern oder Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung führen. Durch die Identifizierung dieser Muster kann das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die Rechnungsverarbeitung zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Ein weiteres Beispiel ist die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen durch die Implementierung von Process-Mining-Tools, die es ermöglichen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten und zu bezahlen. Diese Tools bieten eine verlässliche Basis für die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Accounts Payable-Prozesse.
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