In vielen Unternehmen werden Entscheidungen nach wie vor im Wesentlichen auf Basis finanzieller Kennzahlen getroffen. Das alleinige Stützen auf diese vergangenheitsbezogenen Kennzahlen ist jedoch heutzutage nicht mehr ausreichend, um ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich zu führen. Die Messung und Analyse der Leistungsfähigkeit muss immer mehr auch dort stattfinden, wo die eigentliche (direkte und indirekte) Wertschöpfung stattfindet: in Ihren Unternehmensabläufen – hier im weiteren als Prozesse bezeichnet. Es bedarf also eines Kennzahlen- und Analysesystems, welches in Echtzeit Informationen liefert, um Korrektur- & Verbesserungsmaßnahmen in den operativen Abläufen ergreifen zu können und dadurch die Prozesseffizienz zu steigern.
Ein entsprechendes Process Monitoring hat demnach die Aufgabe, schnellere Erkenntnisse über komplexe Zusammenhänge zu liefern, diese den entsprechenden Entscheidungsteams unterschiedlicher Fachbereiche zur Verfügung zu stellen, um so zielgerichtet die richtig priorisierten Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zu klassischen KPIs (Key Performance Indicators) werden hierbei sogenannte PPIs (Process Performance Indicators) herangezogen bzw. finden Verwendung.
PROZESSEFFIZIENZ | Effizienzbezogene Kennzahlen bilden die Aufwände für die Leistungserstellung ab – also den Ressourcenverbrauch, der durch die Aktivitäten des Prozesses entsteht, in Bezug auf die Prozessleistung. Die wichtigsten Parameter der Prozesseffizienz sind Prozess- bzw. Durchlaufzeit, Termintreue, Prozessqualität und Prozesskosten. Diese Leistungsparameter sollten in allen Geschäftsprozessen als Basis für die Messung der Prozessleistung verwendet und als Standard-Leistungsparameter betrachtet werden.
PROZESSEFFEKTIVITÄT | Effektivitätsbezogene Kennzahlen messen die Zielerreichung, also das Verhältnis zwischen Soll- und Ist-Wert. Einer der wichtigsten Parameter zur Beurteilung der Prozesseffektivität ist die Kundenzufriedenheit.
Process Controlling – Kosten, Qualität & Zeit im Blick
Zum Steigern der Prozesseffizienz ist es notwendig, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen umzusetzen, die sich direkt auf Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten auswirken. Insbesondere im Mittelstand sind die Optimierungspotenziale hier sehr hoch. Ein Grund für den Mangel an gelebter Prozessüberwachung mag sein, dass die geeignete Analysemöglichkeit von relevanten Kennzahlen fehlt und somit auch eine entsprechend verlässliche Entscheidungsbasis. Die Modellierung von Prozessen und das manuelle Erfassen des Ist-Zustands reicht hierfür nicht aus, ist außerdem viel zu zeitaufwändig und nicht mehr zeitgemäß. Glücklicherweise hilft hier eine Technologie, die eigens dafür entwickelt wurde, Prozessabläufe auf Basis der Daten in Ihren Systemen visuell darzustellen und mit Kennzahlen anzureichern: Process Mining. Somit steht den Unternehmen quasi ein digitaler Diagnoseprofi zur Verfügung.
PROCESS MINING
[ˈprəʊ.ses ˈmaɪ.nɪŋ], das; (Business Process Discovery)
Automatisierte Geschäftsprozessanalyse - mit allen relevanten Kennzahlen - auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen. In Daten enthaltenes, implizites und sonst verborgenes Prozesswissen wird visualisiert und somit greifbar und transportierbar.
Im Laufe der letzten Jahre hat sich Process Mining immer weiter verbreitet, aber noch nicht in jedem Unternehmen seinen festen Platz gefunden. Der Einsatz von Process Mining und die damit geschaffene Möglichkeit, Prozesskennzahlen zu beobachten und frühzeitig korrektive Maßnahmen ab- und einzuleiten, empfiehlt sich für jedes Unternehmen – vom mittelständischen Unternehmen bis hin zum Grußkonzern –, um die Prozesseffizienz wichtiger Kernprozesse zu steigern. Für die Prozesskennzahlen können Zielwerte festgelegt, automatisiert Ist-Werte gemessen und Abweichungen festgestellt werden. Die Optimierungspotenziale, die hier verborgen liegen, sind nicht zu unterschätzen.
Datenkompetenz – der Schlüssel zum Erfolg
Von großer Bedeutung ist die Art und Weise, wie die Prozesskennzahlen dargestellt werden, sodass aus Rohdaten Informationen werden, aus Informationen schließlich Erkenntnisse gewonnen werden können und eine datengesteuerte Kultur etabliert werden kann. Dies ist nur möglich, wenn die Daten in leicht interpretier- und bedienbaren Analyseoberflächen dargestellt und analysiert werden können – entsprechend der Datenkompetenz der einzelnen Mitarbeiter. Um diese Entwicklung voranzutreiben und zu unterstützen, gibt es Ansätze, Anwender mittels Augmented-Intelligence-basierten Analysehelfern bei der Interpretation der Kennzahlen zu unterstützen.
BEISPIELE FÜR EFFIZIENZ-KENNZAHLEN – JE NACH PERFORMANCE-ZIEL
ZEIT | Antwortzeit, Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Kontrollzeit, Liegezeit, Rüstzeit, Transferzeit, Wertschöpfungszeit
KOSTEN | Fehlerkosten, Gesamtkosten, Ressourcenverbrauch, Wertschöpfungskosten
QUALITÄT | Outputqualität, Prozessvarianten
KAPAZITÄT | Engpässe, Betriebsmittelauslastung, Mitarbeiterauslastung, Durchsatz, Ressourcenauslastung
INTEGRATION & KOMPLEXITÄT | Automatisierung, Informationsfluss, Pünktlichkeit (von Informationen), Standardisierungsgrad
Die Kombination von effizienzbezogenen UND effektivitätsbezogenen Kennzahlen ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf und die wirtschaftliche Führung von Geschäftsprozessen. Die Relevanz, Bezüge zwischen verschiedenen Kennzahlensystemen und über verschiedene Datenquellen hinweg herzustellen, wurde auch von Lösungsanbietern erkannt: so gibt es Process-Mining-Technologien, die auf Business-Intelligence-Plattformen aufsetzen, um vollständige Transparenz zu liefern.
Fazit
Nur durch das Einbeziehen der Fachbereiche in das Process Performance Management und eine konsistente Erfolgsausrichtung über sämtliche Führungsebenen hinweg ist eine Harmonisierung der Einzelziele zum Gesamterfolg möglich. Process Mining bildet die technische Basis für eine automatisierte Analyse von Process Performance und Operational Performance Indicators. In Kombination mit assoziativer Business Intelligence können außerdem Zusammenhänge analysiert sowie KPIs abgeleitet werden. Somit steht dem Unternehmen ein digitaler Diagnoseprofi bereit, der in allen relevanten Unternehmensbereichen zur Hilfe gezogen werden kann.
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