Mehr Transparenz für Prozesskosten | Die Rolle der Prozesskostenrechnung verstehen. Kostentreiber automatisiert analysieren.

Wie teuer kann / muss ich meine Dienstleistungen oder Produkte verkaufen? Welche Kosten fallen bei der Leistungserbringung tatsächlich an? Wie kann ich mich bei der Leistungserbringung verbessern? Wo gibt es kritische Kostentreiber und ungenutzte Potenziale? Um solche Fragen beantworten zu können, ist eine neue Methode des Controllings entstanden: die Prozesskostenrechnung – sie verfolgt das Ziel, mehr Transparenz über Kosten (und deren Verteilung) zu schaffen. Die Prozesskostenrechnung ist mehr und mehr dabei, sich in der Praxis durchzusetzen, da klassische Kostenrechnungssysteme nicht mehr die passenden Antworten liefern können, z. B. für eine differenzierte Preispolitik. Wir informieren Sie kompakt

• über die Ziele und Grundlagen der Prozesskostenrechnung sowie über Prozesskosten und Prozesskostentreiber
• wie der Einsatz von Process Mining dabei hilft, automatisiert Transparenz über Prozesskosten zu erhalten

Ziele der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung untersucht die internen Unternehmensprozesse – insbesondere hinsichtlich der Gemeinkosten. Die wichtigsten Ziele hierbei sind ⁽¹⁾:

Um zu verstehen, wie Sie diese Ziele erreichen können, folgen noch ein wenig Basiswissen.

Was sind überhaupt Prozesskosten?

Prozesskosten sind diejenigen Kosten, die den betrieblichen Abläufen (Geschäftsprozessen) sowie deren Tätigkeiten zugerechnet werden können. Vereinfacht gesagt: diejenigen Kosten, die von Prozessen und deren Arbeitsschritten verursacht werden. Prozesskosten bilden die Grundlage der Prozesskostenrechnung. Sie basiert auf dem „Activity-Based Costing“, einer Methode aus den USA.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Prozesskosten:

Wir haben ein schönes Beispiel für die Kostenstelle Einkauf für Sie gefunden ⁽²⁾:

• In der Kostenstelle Einkauf werden u. a. Rechnungen geprüft. Die Kosten des Prozesses "Rechnungen prüfen" hängen von der Anzahl der zu prüfenden Rechnungen ab. Damit sind es leistungsmengeninduzierte (lmi) Kosten.
• Anders sieht dies aus bei den Kosten, die der Leiter der Kostenstelle Einkauf verursacht. Diese Kosten hängen nicht ab von der Anzahl der zu prüfenden Rechnungen, sind also leistungsmengenneutral (lmn-Kosten).

Leistungsmengenneutrale Prozesskosten sind also unabhängig von den für den Prozess beanspruchten Kostentreiber. Für die tatsächlichen, leistungsmengeninduzierten Prozesskosten haben die Kostentreiber hingegen eine Schlüsselrolle.

Was ist ein Kostentreiber?

1. Der Kostentreiber eines Prozesses ist eine quantifizierbare, messbare Größe für das Ergebnis dieses Prozesses (Output / Prozessmenge).
2. Der Kostentreiber ist ein Maß für den Ressourcenverbrauch und damit für die Höhe der Kosten, die mit diesem Prozess entstehen. ⁽³⁾

Für die Prozesskostenrechnung bedeutet das: Ein Kostentreiber (Cost Driver) ist diejenige Bezugsgröße, mit deren Hilfe ein Teil der Gemeinkosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger verteilt werden soll. Mit Kostentreibern, bzw. Prozesskostensätzen werden die den Endprodukten belasteten Kosten zutreffender dargestellt ⁽⁴⁾.

Beispiele für Kostentreiber

• Anzahl der Bestellungen im Teilprozess „Bestellungen bearbeiten“
• Anzahl Schulungstage für den Teilprozess „Schulungen planen“
• Anzahl Firmenfahrzeuge für den Teilprozess „Leasing-Verträge verwalten“
• Anzahl Kundenreklamationen für den Teilprozess „Beschwerden bearbeiten“

Die Analyse von Kostentreibern ist ein zentrales Element der Prozesskostenrechnung ⁽³⁾. Die Prozessanalyse-Technologie Process Mining kann Sie bei dieser Aufgabe und Herausforderung unterstützen.

Sie wissen noch nicht, wo Sie mit dem Thema Prozesskostenrechnung beginnen sollen? Eine Checkliste mit hilfreichen Fragestellungen finden Sie in unserem Fachportal.

Automatisierte Analyse und Simulation mit Process Mining

Mit der Einführung der Prozesskostenrechnung ist eine genaue Analyse der Tätigkeiten und Abläufe in den einzelnen Teilbereichen notwendig ⁽⁵⁾. Process Mining, eine innovative Technologie zur automatisierten Analyse tatsächlicher Prozessflüsse in IT-Systemen, kann die Analyse von Prozesskosten um ein Vielfaches vereinfachen und beschleunigen. Process Mining ermöglicht:

• Automatisierten Ermittlung von Prozesskostentreibern
• Ursachenanalyse für Prozesskostentreiber
• Ad-hoc-Annalysen von Prozesskosten
• Analyse unterschiedlicher Verteilung (= Allokation) in kritischen Ereignissen
• Simulation von Auswirkungen
• Potenzialanalyse

„Als Betriebswirt und Controller sehe ich [in der Technologie Process Mining] natürlich auch das Potential, eine Bewertung der Prozesse im Rahmen einer Prozesskostenrechnung einfacher und wirksamer durchzuführen, da die entsprechenden Daten systemseitig erzeugt und mit den betriebswirtschaftlichen Werkzeugen verknüpft können.“ (Prof. Dr. Reinhard Rupp, Professor & Wirtschaftsprüfer). 

Sie kennen Process Mining noch nicht? Im Insider-Fachportal ProcessMining BlackBox finden Sie Basiswissen, Fachwissen, Use Cases und viele hilfreiche Infografiken zum Stöbern und Schlaulesen.