S/4HANA Migrationen & ERP-Transformationsprojekte mit Process Mining erfolgreich machen

Ein ERP-System ist metaphorisch betrachtet das Herz eines Unternehmens. Eine Operation am offenen Herzen sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Warum diese Maxime beim Umzug eines „traditionellen ERP-Systems“ zu SAP® S/4HANA höchste Priorität genießen sollte, ist offensichtlich: Jede Migrationsstörung könnte katastrophal sein. Welche Rolle spielen die aktuellen Geschäftsprozesse bei der S/4HANA Migration? Wie kann das Risiko des Migrationsvorhabens minimiert werden? Warum empfehlen Experten den begleitenden Einsatz einer Process-Mining-Lösung? Schauen wir genauer hin. Denn der Unternehmens- und Softwarekonzern SAP hat sich für 2025 eine Frist gesetzt. 

S/4HANA – die neuen Spielregeln

Geschäftsprozesslandschaft des Kernprodukts ist bewusst verschlankt, vereinfacht und bereinigt worden – und das soll sie auch bleiben, um Administration und Updates flexibel und agil handhaben zu können. Für Individualfunktionen wird nicht mehr am Core-Produkt „herumgedoktert“. Früher, z. B. im SAP® ECC war das normal. Heute – oder bis spätestens 2025 – finden individuelle Funktionserweiterungen auf der SAP Cloud Plattform statt, dem neuen „Ort der Innovation“. Für einen Umzug zu S4/HANA bedeutet das, dass die eigenen Prozesse möglichst nah „an den vorhandenen Blutbahnen“, d. h. an den SAP-Standardprozessen abgebildet werden müssen, um S/4HANA im Sinne des Erfinders effizient zu nutzen. Zusammengefasst: Die Transformation der IT-Landschaft zu SAP S/4HANA ist kein einfaches Software-Update, sondern eher eine kritische Grundlage in puncto Digitalisierung und Process Performance. Auch wenn die Deadline 2025 hart klingt, haben SAP-Nutzer vor allem aber die große Chance, ihre Prozesslandschaft nachhaltig zu optimieren.

Die Frage ist nicht „ob“, sondern „wie“

Die typische Ausgangsbasis scheint in vielen Unternehmen hinsichtlich der skizzierten „neuen Spielregeln“ zunächst nicht sehr vielversprechend zu sein: hochindividuelle Geschäftsprozesse, historisch gewachsene, starre Systeme. Kein Grund, das Vorhaben „abzublasen“. SAP-Anwender sind mit diesem Problem nicht allein. Im Gegenteil! Individuelle ERP-Konfigurationen sind die Regel und es gibt entsprechende Hilfen für SAP-Anwender, z. B.: eine 800 Seiten umfassende Liste, die „SAP Simplification List; einen „SAP Readyness Check“.

Da der Readyness Check nicht davor bewahrt, sich zusätzlich mit den 800 Seiten Funktionslisten auseinanderzusetzen, empfehlen SAP-Experten, Zusatzlösungen wie Process Mining einzusetzen. Zum einen, um das Risiko der Migration zu minimieren und Ressourcen zu schonen. Zum anderen, um das Vorhaben zu beschleunigen und nachhaltige Benefits hinsichtlich der eigenen Prozesslandschaft zu generieren.

Wie Process Mining als operativer Begleiter fungiert

Damit die Migration gelingt, müssen Unternehmen prüfen, wie stark die individuellen Anpassungen vom Idealfluss abweichen – und genau hierfür ist Process Mining prädestiniert. Anhand digitaler Fußspuren (SAP-Rohdaten / Ereignislogs) werden die tatsächlich gelebten Prozesse in intuitiven Analyseoberflächen visualisiert. Prozessvarianten und -abweichungen können einfach analysiert und mit dem Standard abgeglichen werden.

Nicht ein theoretisches ERP-Modell wird hinsichtlich der Migration geprüft, sondern die realen Funktionsflüsse inklusive all ihrer Varianten und Workarounds. Auch subjektiven Meinungen wird durch die gewonnene Transparenz kein Raum gelassen. Die von der Migration betroffene Funktionen können herausgefiltert werden. Somit müssen nicht 800 Seiten „SAP Simplification List“ durchforstet werden, sondern nur die relevanten Transaktionen und Funktionen. Außerdem kann auf Basis der automatisierten Prozessanalyse aufgeräumt und ein „Shit-in, Shit-out“ vermieden werden. Das schöne an der Technologie ist, dass sie für jedes beliebige ERP-System (oder sonstige IT-System) und Unternehmen beliebiger Größe sowie für jeden Prozess einsetzbar ist.

Nach der Migration ist vor der Migration

Process Mining unterstützt in allen „typischen Phasen“ eines Migrationsprojektes: Konzept & Planung, Template Design, Erstellen & Testen, Rollout, Operations Monitoring. Das heißt auch im operativen Alltag lohnt sich die Technologie weiterhin für ein kontinuierliches Process Performance Management.

Ein OnePager, der demonstriert, in welchen Projektphasen der Migration Process Mining auf welche Art und Weise unterstützen kann, steht zum freien Download im Insider-Fachportal ProcessMining BlackBox zur Verfügung. Außerdem finden Sie hier weitere Infografiken und Fachinformationen rund um Process Mining und Process Performance Management sowie spannende Live Webinare.