Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht viele Vorteile, wie zum Beispiel eine Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen oder eine konstant hohe Produktqualität. Um das eigene Automatisierungsvorhaben zu bewältigen und den erhofften Verbesserungen näherzukommen, braucht es Werkzeuge bzw. Softwarelösungen. Und was muss die Software mitbringen? Wir haben Ihnen in diesem Artikel einen symbolischen Automatisierungs-Werkzeugkasten zusammengestellt, der vier grundlegende Tools mit Funktionen vorstellt, die es braucht, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Warum brauche ich einen ganzen Werkzeugkoffer?

Geschäftsprozesse sind komplex. Bereits kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über eine Vielzahl an unterschiedlichen, kompliziert miteinander verknüpften Prozessen, die tagtäglich ablaufen.

Um die Komplexität von Geschäftsprozessen zu erfassen, sie zu verwalten und sie in ihrer Gesamtheit zu orchestrieren, braucht es Softwarelösungen, die einem gut bestückten Werkzeugkoffer gleichkommen. Denn die Fülle an Prozessen kann nur durch eine vielfältige Auswahl an Werkzeugen, die unterschiedliche Methoden und Funktionen ausführen, bewältigt werden.

Der Werkzeugkoffer für die Automatisierung

Komplexe Prozesse verlangen Systeme oder Verfahren mit vielfältigen Tools und Funktionen. Egal welches Verfahren oder System Sie verwenden möchten – diese vier Basis-Tools muss der neue Werkzeugkasten mitbringen, um Geschäftsprozesse automatisieren zu können.

Tool 1: Messen

Wie komme ich an die relevanten Prozessdaten? Welche Prozesse gibt es?

Um zu automatisieren, brauchen Sie ein Tool, das aus verschiedenen Quellsystemen und IT-Landschaften Daten erfasst und diese digital und zentral verwaltet. Das Tool muss in der Lage sein, sich durch verschiedenste Schnittstellen mit anderen Programmen, Systemen und Quellen zu verbinden und fortlaufend Daten zusammenzutragen.
Durch diese Bündelung an Informationen sollte das Tool einen sogenannten „digitalen Zwilling“ herstellen. Das heißt, es wird eine virtuelle Kopie der tatsächlichen IST-Prozesse angelegt.

Tool 2: Analysieren

Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?

Nicht jeder Prozess kann automatisiert werden. Das zweite Tool, die Analysefunktion, braucht es, um geeignete Geschäftsprozesse zu identifizieren. Umso repetitiver und konstanter ein Prozess, umso wahrscheinlicher eignet er sich, um diesen zu automatisieren. Die Analysen ermöglichen es, solche Muster zu erkennen und Automatisierungspotenziale aufzudecken. Zudem kann nachträglich auch der Erfolg von Automatisierungen analysiert werden.

Tool 3: Optimieren

Sind die Geschäftsprozesse optimiert? Gibt es Schwachstellen oder Verzögerungen?

Nicht optimierte Prozesse sollten nicht automatisiert werden. Das Optimierungstool ist eng verbunden mit der Analysefunktion. Bei den Analysen werden auch Optimierungspotenziale aufgedeckt, wodurch die Geschäftsprozesse in ihrem Ablauf angepasst und verbessert werden können. Eine Form der Optimierung kann die Automatisierung des Prozesses sein, wenn die Prozessanalyse zu diesem Ergebnis kommt.

Tool 4: Durchführen von Maßnahmen

Habe ich meine Prozesse unter Kontrolle? Wie führe ich korrektive Maßnahmen durch?

Das vierte Basis-Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen vereint das Prozessmanagement mit der Ausführung von Maßnahmen. Das Tool muss aufgrund der Messungen, Analysen und Optimierungen fähig sein, Maßnahmen automatisch auszuführen.

Tool 4, die Maßnahmenausführung, kann beispielsweise im BPM (Business Process Management), durch explizit programmierte Workflows funktionieren. Oder – einen Schritt weiter – PEM-Systeme (Process Execution Management) können datengesteuert und automatisiert Maßnahmen selbst ausführen oder diese proaktiv anstoßen. BPM und PEM sind zwei Verfahren zur Verwaltung und Orchestrierung von Prozessen. Um bei unserer Symbolik zu bleiben: Es handelt sich um zwei gut ausgestattete Werkzeugkoffer für Automatisierungsvorhaben.

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