Preiserhöhungen mit Fakten abwehren: Wie KI-Agenten den Einkauf entlasten

„Aufgrund der anhaltend hohen Kosten für Stahl, Energie und Logistik erhöhen wir den Stückpreis mit Wirkung zum 1. Januar um 7,5 %.“ Schreiben wie dieses erreichen derzeit viele Einkaufsabteilungen, besonders in der Fertigung. Die Begründung klingt plausibel, denn Energie, Löhne und Rohstoffe sind teurer geworden.

Ob sie im Einzelfall stimmt, lässt sich prüfen. Die Fakten dafür liegen allerdings verstreut: Preishistorie und Bestellvolumen im ERP, Lieferantenbewertungen im SRM-System, Preisvereinbarungen in Rahmenverträgen, Indexentwicklungen bei externen Datenanbietern. Wer das für jede Forderung zusammenträgt, braucht Stunden.

Die meisten Einkaufsorganisationen sind leistungsfähig, aber im Tagesgeschäft ausgelastet. Deshalb wird eine Erhöhung oft zumindest teilweise akzeptiert, weil die Zeit für eine belastbare Gegenrechnung fehlt. Genau diese Vorbereitung lässt sich heute an einen KI-Agenten übergeben, wenn er den Prozesskontext kennt.

Wie der Einkauf zum Free Cash Flow beiträgt

Der Einkauf beeinflusst den Free Cash Flow an zwei Stellen: über die Kosten in der GuV und über den Zeitpunkt der Zahlung. Bei Preiserhöhungen geht es vor allem um die Kosten.

Der Preis wirkt auf Herstellkosten und EBIT, und zwar dauerhaft. Ein Rechenbeispiel: Bei einem Material mit 2 Mio. € Jahresvolumen kostet eine akzeptierte Erhöhung um 7,5 % rund 150.000 € pro Jahr, Jahr für Jahr.

Neben dem Preis selbst gibt es weitere Kostenhebel: Abweichungen zwischen vereinbarten und berechneten Preisen, entgangenes Skonto und Doppelzahlungen. Skonto ist dabei besonders direkt: 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen entsprechen einer annualisierten Verzinsung von über 36 %. Jedes entgangene Skonto geht unmittelbar zulasten des Ergebnisses.

Bei Preiserhöhungen kommt die Zeit als Faktor hinzu. Jede Woche, in der eine unbegründete Erhöhung durchläuft, kostet Marge. Woran eine schnelle und belastbare Reaktion meist scheitert, ist die Transparenz.

Ohne Prozesskontext rät auch der beste Agent

BI-Reports zeigen Spend, Einkaufspreise und oft eine Lieferantenbewertung. Ob eine Preiserhöhung gerechtfertigt ist, zeigen sie nicht. Dafür braucht es den Abgleich mit den Kostentreibern über mehrere Jahre und die prozessorientierte Lieferantenperformance: Bestätigt der Lieferant Bestellungen rechtzeitig? Hält er die Liefertermine? Passen Lieferungen zu den Bestellungen und Rechnungen zu den Wareneingängen?

Ein KI-Agent, der direkt auf Rohdaten arbeitet, hilft dabei wenig. Er sieht Tabellen, aber nicht das Unternehmen. Er rät, welche Bestellung zu welcher Rechnung gehört, kennt keine Verträge und weiß nicht, was er vorschlagen darf.

mpmX liefert den fehlenden Kontext. Die Plattform bindet SAP, andere ERP-Systeme oder ein SRM-System an und bildet Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Materialien im Digitalen Prozesszwilling als zusammenhängendes Modell ab. Der mpmX Context Layer ergänzt Regeln und einheitlich definierte Kennzahlen. Zusammen mit externen Marktdaten wie Indexpreisen entsteht das Wissen, das eine belastbare Bewertung braucht.

Erst mit diesem Kontext wird aus einem Agenten ein Digital Worker: Er kennt das Unternehmen, statt zu raten. Das Sprachmodell übernimmt das Formulieren und Zusammenfassen, die Fakten stammen aus den Prozessdaten.

Der Defender Agent: von der Forderung zum Verhandlungsdossier

Der Defender Agent ist ein Digital Worker von mpmX für den Einkauf. Er prüft Preiserhöhungen von Lieferanten und bereitet die Antwort vor. Er beantwortet eine Frage: Ist die geforderte Erhöhung durch die tatsächliche Kostenentwicklung gedeckt, und wo liegt der Verhandlungsspielraum? Dafür arbeitet er in vier Schritten.

1. Forderung geht ein: Der Einkäufer leitet die Lieferanten-E-Mail an den Agenten weiter oder fügt den Text im Chat ein, etwa nach einem Telefonat. Der Agent liest die Forderung aus dem unstrukturierten Text und ordnet sie Material und Lieferant zu.
2. Abgleich mit Indizes: Er vergleicht die Forderung mit der Indexentwicklung der relevanten Kostentreiber, also Rohstoffe, Energie und Löhne.
3. Lieferantenhistorie: Er wertet die bisherige Preis- und Volumenentwicklung aus, prüft, ob das Material bei weiteren Lieferanten bezogen wird, und bezieht die Lieferantenperformance aus dem Prozess ein.
4. Antwort oder Dossier: Er liefert eine Empfehlung mit Begründung, einen Gegenvorschlag, die erwartbaren Einwände des Lieferanten samt Gegenargumenten und einen Antwortentwurf.

Der Agent verhandelt nicht selbst und verschickt keine E-Mails. Der Einkäufer erhält den Vorschlag, prüft ihn und entscheidet, ob er schriftlich antwortet oder das persönliche Gespräch sucht. Weil die Analyse in wenigen Minuten vorliegt, kann der Einkauf reagieren, bevor die Erhöhung wirksam wird. Nach Erfahrungen aus Kundenprojekten spart allein dieser Agent je nach Komplexität von Lieferant und Material ein bis drei Stunden pro Fall.

Ein typischer Fall, durchgerechnet

Ein Komponentenlieferant kündigt für eine verzinkte Tragrolle zum Jahreswechsel 7,5 % mehr an und begründet das mit Stahl, Energie und Logistik.

Kurzfristig betrachtet wirkt die Forderung plausibel: Die relevanten Kostenindizes sind zuletzt um 7,2 % gestiegen. Der Agent betrachtet den Preis aber über mehrere Jahre. Seit 2024 ist der Preis der Tragrolle um 10,1 % gestiegen, die Kostenindizes im selben Zeitraum nur um 1,2 %. Der Lieferant hat Kostensteigerungen also längst eingepreist, auch solche, die sich zwischenzeitlich wieder umgekehrt haben.

Die Empfehlung lautet deshalb: Forderung ablehnen. Das Dossier enthält einen Gegenvorschlag und nimmt den naheliegenden Einwand vorweg, dass die Kosten gestiegen seien. Ihm stellt es die mehrjährige Entwicklung gegenüber. Dazu kommt ein Antwortentwurf an die Key-Account-Managerin des Lieferanten.

Im zweiten Fall fordert ein Lieferant 6 % mehr für ein anderes Material. Seit der letzten Preisvereinbarung sind die Kostenindizes für dieses Teil jedoch um 14,78 % gefallen. Hier geht es für den Einkauf nicht mehr um Abwehr: Er hat Spielraum für eine Preissenkung. Der Agent belegt das mit einer Gegenrechnung nach Kostenbestandteilen, also Material, Lohnfertigung, Energie, Fracht und Sonstigem.

Beispielrechnungen, Werte illustrativ.

Weitere Kostenhebel im Einkauf

Der gleiche Digitale Prozesszwilling zeigt auch, wo der Einkauf jenseits von Preiserhöhungen Geld verliert. Ein Beispiel sind Abweichungen zwischen vereinbarten und berechneten Preisen. Der Zwilling stellt vereinbarte Preise, Bestellpreise und Rechnungspreise im Zeitverlauf nebeneinander und macht so sichtbar, wo Lieferanten mehr berechnen, als im Rahmenvertrag steht.

Ein zweites Beispiel ist entgangenes Skonto. Die Ursachen liegen meist im Prozess, selten beim Lieferanten: Rechnungen werden erst erfasst, wenn die Skontofrist bereits abgelaufen ist, Freigaben hängen in Schleifen fest, oder Preisabweichungen blockieren die Rechnung, bis die Frist verstrichen ist. Der Zwilling zeigt, in welchem Buchungskreis, bei welchem Lieferanten und in welcher Einkäufergruppe das passiert, und beziffert den Verlust.

Für diese Muster gibt es weitere Digital Workers, die neben dem Defender Agent im Einkauf arbeiten:

• Discount Capture löst Zahlungen so aus, dass Skontofristen genutzt werden, sobald das Muster eines Lieferanten bekannt ist.
• Payment Blocks sperrt auffällige Rechnungen automatisch. Der Mensch prüft nur die Ausnahmen.
• Approval Routing leitet Freigaben an den schnellsten verfügbaren Genehmiger, damit Fristen nicht an einem vollen Postfach scheitern.

Zusätzlicher Effekt: Working Capital

Neben den Kosten wirkt der Einkauf auch auf den Cash Flow, und zwar über den Zeitpunkt der Zahlung. Ein häufiges Muster sind Rechnungen, die Tage vor Fälligkeit bezahlt werden, ohne dass Skonto gezogen wird. Das Geld fließt früher ab als nötig, ohne Gegenleistung.

Der Zahlungszeitpunkt bestimmt die Days Payable Outstanding (DPO) und damit den Cash Conversion Cycle. Fünf zusätzliche Tage DPO setzen je 300 Mio. € Einkaufsvolumen rund 4,1 Mio. € Liquidität frei, ohne dass ein Vertrag geändert wird. Auch dafür lassen sich Digital Workers und Auswertungen per Chat direkt auf dem Digitalen Prozesszwilling aufbauen, mit einem frei wählbaren Sprachmodell wie Claude. Ein Beispiel ist ein DPO-Monitor, der Frühzahlungen ohne Skonto gegen einen Branchenbenchmark verfolgt.

Mit Fakten in die Verhandlung

Lieferanten werden ihre Preise auch künftig mit steigenden Kosten begründen. Entscheidend ist, wie schnell und wie fundiert der Einkauf darauf reagiert. Digital Workers übernehmen genau die Arbeit, für die im Tagesgeschäft die Zeit fehlt. Sie prüfen jede Forderung gegen Kostenindizes und Lieferantenhistorie, decken Abweichungen von vereinbarten Preisen und entgangenes Skonto auf und liefern belastbare Argumente in Minuten statt Stunden. Die Verhandlung führt weiterhin der Mensch, aber er geht mit Fakten hinein. Das wirkt direkt auf Marge und Free Cash Flow.

Möglich macht das der Prozesskontext. mpmX baut ihn direkt auf der vorhandenen Infrastruktur auf, ob Snowflake, Databricks, BigQuery oder Qlik, ohne Datenkopie und mit der bestehenden Governance. Erste Ergebnisse liegen deshalb in wenigen Wochen vor. Wie der Defender Agent eine Preiserhöhung im Einsatz prüft, zeigt die Aufzeichnung unseres Webinars „Preiserhöhungen mit Fakten abwehren“.